Scrum efectivo: aplicación de estructuras liberadoras para el liderazgo participativo


Adaptación e interpretación a partir del artículo: ¿Cómo mejorar el sprint planning con estructuras liberadoras? En Itnove Business Agility Experts (16 de noviembre 2019)


Resumen: En Scrum, la planificación del esprint incluye: enfocarse en la tarea, priorizar actividades, asignar recursos, ejecutar y evaluar para afinar. Para sacar el máximo provecho de la sesión, las estructuras liberadoras pueden asegurar la participación de todos los colaboradores, a partir de instalar desde el principio un compromiso, y estimular su creatividad mediante la expresión libre de comentarios, ideas y opiniones 

Las diferentes técnicas metodológicas, para mejorar la calidad de los procesos productivos, se han beneficiado por el uso de herramientas como: Scrum, Seis Sigma, Pensamiento de Diseño, y otras. El denominador común de dichas herramientas es el espacio que proveen para activar el rol de los participantes en la expresión de su creatividad. Sus ciclos de funcionamiento incluyen un momento, o varios, para que los integrantes del equipo discutan libremente, aporten comentarios, ideas y objeten.

¿Qué es Scrum? Es un proceso de gestión, con procedimientos de desarrollo simples, en el que los integrantes del equipo de tarea trabajan colaborativamente. Su objetivo es disminuir lo complejo que puede resultar la producción de un bien o servicio; apunta a abordar las eventualidades en el proceso, mediante el monitoreo permanente. El ciclo Scrum, que es iterativo, comprende: las condiciones se definen y priorizan; las tareas se planifican (sprint planning); ejecución, con revisiones periódicas; resultados se muestran y depuran al comparar con condición inicial; producto final se afina.

En Scrum, la planificación del esfuerzo final, para acelerar la actividad, es vital. Demanda la participación de todos los miembros del equipo de desarrollo, uno en el que no hay presencia de jerarquía, pero sí de liderazgo participativo. ¿Qué deben hacer colaborativamente sus integrantes? La planificación del esprint empieza con el equipo de desarrollo y el dueño del producto en una conversación colaborativa. Con base en la identificación de los intereses y necesidades, a partir de las historias del dueño del producto, se escogen las tareas por realizar para alcanzar el resultado.

El siguiente paso es el diseño de la colaboración del equipo para ejecutar el trabajo seleccionado. A partir de insumos, se definen el qué y el cómo para llegar al resultado. Las tareas escogidas, y los colaboradores responsables de ellas, se implementan durante un período de dos a cuatro semanas, dependiendo de su complejidad. Durante la ejecución, el monitoreo es constante; se acompañan con sesiones periódicas de trabajo colaborativo para considerar el avance a la luz de la planificación del esprint.

La metodología conlleva una necesidad: la de optimizar los momentos de conversatorios interactivos y trabajo colaborativo en el equipo de desarrollo, de tal manera que se estimule su creatividad y productividad. El liderazgo participativo es el camino y las estructuras liberadoras el mejor vehículo. Una estructura liberadora es una herramienta democratizadora; facilita las reuniones al ampliar el horizonte y disminuir la tensión. Todos participan al no tener obstáculo para aportar y contribuir.

Se trata de hacer más efectivo la planificación del esprint, de superar los inconvenientes que surgen en las reuniones de trabajo - nos enredamos hablando sobre competencias personales; el dueño del producto no tiene certeza sobre lo que se debe trabajar en el esprint; los cambios de última hora; la atención al detalle extremo que ponemos al elaborar la información de soporte del producto (product backlog) -. Las estructuras liberadoras nos apoyan para agilizar las reuniones, hacerlas más productivas y hasta entretenidas. Veamos cómo dos estructuras liberadoras: Impromptu Network y Min Specs, se aplican para hacer más efectiva la planificación del esprint.

Impromptu Network (trabajo improvisado en red, pues se realiza sin un plan pensado), administrado al principio de la planificación del esprint, ayuda a que los miembros del equipo se concentren en identificar y solucionar problemas, a que se enfoquen en la tarea. Con ello se logra, desde su inicio, el compromiso y la motivación de los participantes. Consiste en: a) Plantear una interrogante abierta, la cual lleva implícita una invitación (Ejemplo: ¿En qué aspecto del producto debemos enfocar el esprint?); b) durante cinco minutos, en parejas – conformadas, si posible, por personas con competencias diferentes – se responde la pregunta, – medio tiempo por persona -; c) las parejas se rotan y hacen lo mismo.

Lo anterior se lleva a cabo hasta tres veces, para un total de quince a veinte minutos. Al finalizar, el facilitador puede, si procede, hacer un cierre a manera de interrogatorio, con preguntas como: ¿qué sucedió? ¿qué pudieron apreciar? La estructura se puede replicar en una fase posterior del esprint, pero la pregunta/invitación debe ser distinta.

Con Min Specs, especificaciones mínimas, se define con mayor certeza lo que se debe hacer, y lo que no, al analizar y decidir lo que es absolutamente esencial y diseñar el esprint con enfoque justo a tiempo. Durante su aplicación se logra notar: cómo disminuye el desacierto y acelera la toma de decisión; cómo se incrementa el compromiso de los participantes al contribuir a priorizar la información de soporte; y cómo la energía y los recursos se focalizan y redireccionan hacia lo que es relevante.

Consiste en: a) cada integrante del equipo elabora, durante un minuto, un listado con todas las actividades por hacer para alcanzar el objetivo; b) en grupo de tres a cuatro miembros comparten, durante cinco minutos, para consolidar y ampliar la lista; c) el grupo, durante quince minutos máximo, aplica a cada actividad de la lista consolidada el criterio: si el objetivo se alcanza por igual si no se la realiza, elimina la actividad; d) si necesario, se procede a una segunda ronda; e) los resultados se comparan para conformar una lista corta.

Educate Experience
www.educateexperience.con

Comentarios

  1. Desde mi perspectiva y lo que dicen explícitamente los creadores de Scrum en la Guía oficial, éste NO es un proceso de gestión, con procedimientos de desarrollo simples, en el que los integrantes del equipo de tarea trabajan colaborativamente.

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